新聞速遞
印度喀拉拉邦檔案館豐富的歷史檔案面臨滅失風(fēng)險(xiǎn)
印度喀拉拉邦檔案館保存著豐富的歷史檔案，其中一些可以追溯到15世紀(jì)和16世紀(jì)，但這些歷史檔案正面臨著嚴(yán)重的滅失風(fēng)險(xiǎn)。此前，為保護(hù)檔案實(shí)體，喀拉拉邦檔案館曾組織開展檔案數(shù)字化工作，但服務(wù)提供者——喀拉拉邦成像技術(shù)發(fā)展中心的數(shù)字化工作極不專業(yè)，導(dǎo)致該項(xiàng)工作不僅沒能起到保護(hù)效果，反而使原始文件遭到破壞，造成了更大損失。此外，由于對(duì)歷史檔案保護(hù)的重視程度不高，原計(jì)劃用于保護(hù)和修復(fù)的資金被挪作他用，加劇了歷史檔案的滅失風(fēng)險(xiǎn)。專家表示，若不立即采取補(bǔ)救措施，包括棕櫚葉手稿在內(nèi)的珍貴檔案資料將永遠(yuǎn)消失。
新西蘭國(guó)家檔案館檢索平臺(tái)暴露出大量問題
新西蘭國(guó)家檔案館耗資400萬(wàn)美元建設(shè)的檢索平臺(tái)運(yùn)行緩慢，嚴(yán)重影響公眾對(duì)600余萬(wàn)件公共檔案的利用，甚至阻礙一些法庭案件的審理。這一情況激怒了包括律師和歷史學(xué)家在內(nèi)的廣大用戶。新西蘭國(guó)家檔案館檢索平臺(tái)的問題由來(lái)已久。審查報(bào)告顯示，早在2015年，新西蘭國(guó)家檔案館就發(fā)現(xiàn)其檢索平臺(tái)存在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，但由于缺乏資金，其并未采取任何措施。4年后，該館開發(fā)了新的檢索平臺(tái)，但開發(fā)過(guò)程中未能征集關(guān)鍵用戶的需求意見，且檢索工具在平臺(tái)臨近上線時(shí)才進(jìn)行安裝，上線后，檢索功能差、服務(wù)意外中斷等更多問題暴露出來(lái)。其間，新西蘭國(guó)家檔案館還曾因系統(tǒng)存在安全漏洞取消了公眾對(duì)該平臺(tái)的訪問權(quán)限。
英國(guó)國(guó)家檔案館提供館藏利用新方式
英國(guó)國(guó)家檔案館“Etna”（Explore the nation’s archives）項(xiàng)目推出新版測(cè)試網(wǎng)站，提供館藏利用新方式。網(wǎng)站內(nèi)容分為12個(gè)主題和8個(gè)時(shí)間段，展示了英國(guó)最具標(biāo)志性的檔案資源，講述了從檔案中挖掘出的鮮為人知的故事。用戶可以按照主題或時(shí)間來(lái)檢索網(wǎng)站的250多個(gè)精選亮點(diǎn)內(nèi)容。據(jù)介紹，英國(guó)國(guó)家檔案館可供檢索的檔案目錄達(dá)3600萬(wàn)條，對(duì)于并非有著明確查檔目的的利用者來(lái)說(shuō)，如此數(shù)量龐大、內(nèi)容繁多的檔案降低了體驗(yàn)感。后續(xù)，將不斷豐富專題內(nèi)容，加強(qiáng)內(nèi)容策劃和編排，為利用者提供更好的檔案查閱利用體驗(yàn)。
新聞快評(píng)
檔案數(shù)字資源開發(fā)利用工作通過(guò)將各類實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形式存儲(chǔ)的檔案信息，使其以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序的檔案信息庫(kù)，從而及時(shí)提供利用、實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化工作具有兩個(gè)方面的突出效益。一方面，降低檔案原件的使用頻率，減少檔案利用過(guò)程中可能產(chǎn)生的破壞，實(shí)現(xiàn)開發(fā)性保護(hù)；另一方面，數(shù)字化形式的檔案資源在開發(fā)利用時(shí)更具靈活度和便捷性，能夠?qū)崿F(xiàn)更多功能。然而，在實(shí)際工作中，從前期準(zhǔn)備到檔案實(shí)體數(shù)字化，再到基于數(shù)字資源開發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程，存在一系列風(fēng)險(xiǎn)。若想真正發(fā)揮檔案數(shù)字資源開發(fā)利用的效益，應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)加以審慎考慮。
從上述新聞案例可以看到，檔案數(shù)字資源開發(fā)利用的風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在3個(gè)方面。一是前期準(zhǔn)備不足，要素保障不力。檔案數(shù)字化工作的開展需要充足的資金支持、專業(yè)的操作人員以及科學(xué)合理的規(guī)劃等。印度喀拉拉邦檔案館因資金挪用到其他方面導(dǎo)致數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢，加之缺乏充分的規(guī)劃和對(duì)服務(wù)提供者的監(jiān)督，導(dǎo)致數(shù)字化成果粗制濫造、質(zhì)量堪憂。新西蘭國(guó)家檔案館也是由于資金不足致使檔案檢索平臺(tái)的開發(fā)足足延遲4年。二是實(shí)體檔案向數(shù)字態(tài)檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程中存在安全風(fēng)險(xiǎn)與質(zhì)量問題。檔案數(shù)字化工作雖然能通過(guò)降低實(shí)體檔案使用頻率來(lái)減少利用過(guò)程中對(duì)檔案實(shí)體造成的損害，但在數(shù)字化過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)、工作人員專業(yè)素養(yǎng)欠缺等反而造成檔案實(shí)體受損。印度喀拉拉邦檔案館館藏檔案數(shù)字化工作不僅未能起到保護(hù)效果，反而使原始文件遭到破壞，產(chǎn)生了更大損失。此外，在實(shí)體檔案向數(shù)字態(tài)檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，因缺乏數(shù)據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)造成的數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問題時(shí)有發(fā)生，這在很大程度上阻礙檔案資源的深度開發(fā)和利用。三是提供利用過(guò)程中數(shù)字資源存在信息安全風(fēng)險(xiǎn)與工具可用性問題。檔案數(shù)字化工作增強(qiáng)了檔案資源的可傳輸性、可計(jì)算性和可分析性，但在檔案信息檢索和分析環(huán)節(jié)仍存在許多值得關(guān)注的問題。如，新西蘭國(guó)家檔案館由于檢索平臺(tái)在開發(fā)過(guò)程中未充分考慮用戶需求，測(cè)試準(zhǔn)備不充分，致使該檢索平臺(tái)運(yùn)行時(shí)故障頻出，給公眾帶來(lái)不良的使用感受，國(guó)家檔案館的形象也因此受損。
圍繞檔案數(shù)字資源開發(fā)利用中的風(fēng)險(xiǎn)控制，筆者提出3點(diǎn)建議。
首先，提高開發(fā)利用意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)這一工作的重要性。檔案機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)提高檔案數(shù)字資源開發(fā)利用意識(shí)，認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作對(duì)于留存國(guó)家記憶、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要性，避免像印度喀拉拉邦檔案館一樣因缺乏歷史檔案保護(hù)及數(shù)字資源開發(fā)利用意識(shí)致使修復(fù)和保護(hù)資金被挪用他處。
其次，加大資源支持力度，為推動(dòng)檔案數(shù)字資源開發(fā)利用提供有力保障。一是加強(qiáng)資金和基礎(chǔ)設(shè)施保障?？稍O(shè)立專項(xiàng)基金用于支持檔案數(shù)字資源開發(fā)利用項(xiàng)目，并通過(guò)監(jiān)督防止資金挪用。同時(shí)，加強(qiáng)硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供可靠的硬件保障。二是加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。如果檔案工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，就可能在數(shù)字化操作過(guò)程中損害檔案實(shí)體。基于數(shù)字資源的開發(fā)利用工作對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求，應(yīng)有意識(shí)地提升其專業(yè)能力。三是加強(qiáng)政策供給。如，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)要求等。標(biāo)準(zhǔn)的制定既可為數(shù)字化工作提供操作指南，又能為后續(xù)開展監(jiān)督和評(píng)估提供依據(jù)。
最后，要以用戶需求為導(dǎo)向，增強(qiáng)可用性。檔案數(shù)字資源開發(fā)利用工作最終目標(biāo)是服務(wù)用戶需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。在依托檔案數(shù)字資源開發(fā)各類檔案檢索和分析工具時(shí)，應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，增強(qiáng)工具的可用性。英國(guó)國(guó)家檔案館“Etna”項(xiàng)目較新西蘭國(guó)家檔案館檢索平臺(tái)更受用戶肯定，便得益于前者更加充分地了解用戶需求，根據(jù)用戶偏好調(diào)整資源組織方式，設(shè)置檢索功能等。
原載于《中國(guó)檔案報(bào)》2023年9月4日 總第4031期 第三版
