關(guān)于印發(fā)《廣西壯族自治區(qū)
實物檔案整理規(guī)則（試行）》的通知
各市檔案局，區(qū)直各有關(guān)單位：
現(xiàn)將《廣西壯族自治區(qū)實物檔案整理規(guī)則（試行）》印發(fā)你們，請在工作中認真貫徹執(zhí)行。
廣西壯族自治區(qū)檔案局
2007年6月8日
廣西壯族自治區(qū)
實物檔案整理規(guī)則（試行）
1 范圍
本規(guī)則規(guī)定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。
本規(guī)則適用于廣西各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的實物檔案整理。
2 定義
本規(guī)則采用下列定義
2.1 歸檔實物
立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。
2.2 歸檔實物整理
將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。
3 收集
3.1 收集范圍
3.1.1 本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/span>
3.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎?wù)?、紀念品、紀念郵票、組織機構(gòu)印章等。
3.1.3 本單位在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4 本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。
3.1.5 其它有重要保存利用價值的實物。
3.2 收集要求
3.2.1 歸檔實物應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
3.2.2 收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進行說明。
3.2.3 歸檔的實物應(yīng)保持整潔、無破損。
3.2.4 歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關(guān)系。
3.2.5 本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)拍照歸檔。
3.2.6 歸檔實物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。
3.3 收集時間
對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應(yīng)及時整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。
4 整理
4.1 整理原則
實物檔案的整理應(yīng)遵循保持實物檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。
4.2 整理要求
4.2.1 歸檔實物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2 每件歸檔實物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進行相應(yīng)歸檔。
4.3 整理方法
4.3.1 鑒定
4.3.1.1 根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。
4.3.1.2 對存有真?zhèn)我闪x的實物應(yīng)采取必要措施進行鑒定。
4.3.1.3 歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。
4.3.2 分類
歸檔實物應(yīng)在其全宗—實物類別內(nèi)，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。
4.3.2.1 按年度分類
將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀年標識，如“2006”。
4.3.2.2 按類別分類
將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。
榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/span>
紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。
4.3.3 排列
根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號—實物—件號。
格式②：全宗號—實物—年度—件號。
格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。
實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4 編號
根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。
圖1:歸檔章
(全宗號) |
SW |
(年 度) |
(類 別) |
|
(件 號) |
(參 見 號) |
|
長×寬=55×16mm
4.3.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。
4.3.4.2 實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”。
4.3.4.3 年度：見4.3.2.1
4.3.4.4 類別：見4.3.2.2
4.3.4.5 件號:歸檔實物的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實物排列順序從“1”開始標注。
4.3.4.6 參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。
4.3.5 著錄
每件實物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。
圖2:歸檔目錄
件號 |
題 名 （文字說明） |
材 質(zhì) |
型 制 |
年 度 |
類 別 |
參 見 號 |
備 注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3.5.1 件號：見4.3.4.5
4.3.5.2 題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3 材質(zhì)：實物的制成材料。
4.3.5.4 型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5 年度：見4.3.2.1
4.3.5.6 類別：見4.3.2.2
4.3.5.7 參見號：見4.3.4.6
4.3.5.8 備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9 實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10 目錄封面
實物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
圖3:目錄封面
（見下圖）
|
|
|
|
（ 全 宗 名 稱 ） |
|
|
實 物 歸 檔 目 錄 |
|
|
年 度 |
|
|
|
類 別 |
|
|
|
件 號 |
起 止 |
|
|
|
|
|
注：長×寬=297mm×210mm
4.3.6 上架
實物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。
5 保管
5.1 實物檔案應(yīng)專柜保管。
對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
5.2 存放實物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。
5.3 易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護工作。
5.4 有條件的單位應(yīng)建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。
