各二級(jí)學(xué)院，各單位：
根據(jù)《桂林學(xué)院檔案管理辦法》《桂林學(xué)院聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則》，為確保我校2024年度形成的各類檔案材料及時(shí)、完整地收集歸檔，推動(dòng)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、制度化管理，現(xiàn)將2025年檔案歸檔工作通知如下：
一、歸檔范圍
（一）各二級(jí)學(xué)院、各單位2024年1月1日至12月31日期間，在其職能活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、載體的材料。
1.各二級(jí)學(xué)院、各單位檔案材料收集歸檔具體范圍見《桂林學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表（2025）》（附件1），如有歸檔范圍與本單位產(chǎn)生的檔案材料不符的，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系檔案館并提出調(diào)整意見。
2.教學(xué)類歸檔材料中，2025屆畢業(yè)生成績(jī)卡、教育實(shí)習(xí)和專業(yè)實(shí)習(xí)評(píng)價(jià)表等檔案材料由檔案館另行通知?dú)w檔。
（二）往年遺漏未歸檔的應(yīng)歸檔材料，需按年度分類目整理好并移交檔案館。
二、歸檔時(shí)間
各二級(jí)學(xué)院、各單位應(yīng)按以下時(shí)間將檔案材料列好目錄后移交檔案館。
（一）黨群、行政、基建、科研、外事、出版物、實(shí)物類檔案、教學(xué)類檔案（按自然年度歸檔）：5月30日前移交。
（二）財(cái)會(huì)類檔案：5月30日前移交。其中會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案移交2023年度的材料。
（三）聲像檔案：5月30日前移交。照片、錄音（錄像）數(shù)字文件等形成后，用存儲(chǔ)設(shè)備（U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等）裝載并移交，或發(fā)郵件至ljxydag@163.com。
（四）儀器設(shè)備類檔案：設(shè)備驗(yàn)收完成后兩個(gè)月內(nèi)將形成的設(shè)備管理文件材料歸檔并移交至檔案館。
三、歸檔工作要求
（一）各單位要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真把好歸檔材料的審核關(guān)，兼職檔案員負(fù)責(zé)做好文件材料的整理歸檔工作，確保各類文件材料齊全完整、整理規(guī)范、安全保密、按時(shí)移交至學(xué)校檔案館。各單位檔案歸檔工作情況將按照學(xué)校檔案工作考核實(shí)施辦法進(jìn)行年度工作考核。
（二）各單位兼職檔案員應(yīng)按照歸檔范圍，收集本單位形成的檔案材料，匯總集中后進(jìn)行分類（按二級(jí)類目、三級(jí)類目區(qū)分）、整理再移交檔案館。檔案的整理方法詳見《桂林學(xué)院檔案歸檔基本業(yè)務(wù)規(guī)范》（附件2）。不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)作為備查材料由各單位保存。
（三）各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔移交制度，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成各類文件材料的歸檔移交工作。歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)為蓋章的原件，有電子版的需同時(shí)移交配套的電子版；歸檔照片應(yīng)為原圖。歸檔材料經(jīng)移交人、接收人核實(shí)無誤后辦理移交手續(xù)。
（四）辦理檔案移交手續(xù)時(shí)需同時(shí)移交對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)版和電子版《檔案材料歸檔移交情況說明》（附件3）、《歸檔移交清單》（附件4、附件5、附件6）（一式兩份）。不符合歸檔規(guī)范要求的，需重新修正后再辦理移交手續(xù)。完成移交手續(xù)辦理后方可認(rèn)定為完成歸檔工作。
（五）聲像材料歸檔時(shí)，需由移交部門對(duì)聲像材料進(jìn)行初步鑒定、篩選和整理。歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式，推薦采用JPEG格式。各類照片按內(nèi)容分組，每組篩選2—5張照片，篩選的照片要充分反映整個(gè)活動(dòng)的特點(diǎn)（標(biāo)志物、主背景、主要人物、主場(chǎng)景、橫幅、主要過程等），并按照規(guī)范要求編寫文字說明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、攝影者等。
（六）紙質(zhì)文件打印時(shí)，文件中不能出現(xiàn)網(wǎng)址鏈接、網(wǎng)頁(yè)頁(yè)碼等與原件無關(guān)的文字，版面大小需與紙張大小相匹配，文件左側(cè)需要預(yù)留裝訂寬度，裝訂寬度不能少于15㎜。發(fā)文類文件使用彩色打印。
四、聯(lián)系方式
各單位在檔案材料歸檔工作過程中，如有疑問，可隨時(shí)聯(lián)系檔案館，檔案館將提供業(yè)務(wù)咨詢、技術(shù)指導(dǎo)或現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。
聯(lián)系人：張老師、韋老師；聯(lián)系電話：0773-3696175；檔案工作QQ群：937325687（請(qǐng)各單位檔案工作負(fù)責(zé)人、兼職檔案員加入工作群，以方便聯(lián)系）。
附件： 1.桂林學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表（2025）
2.桂林學(xué)院檔案歸檔基本業(yè)務(wù)規(guī)范
3.檔案移交情況說明表
4.文件材料歸檔移交清單
5.聲像檔案移交清單
6.實(shí)物檔案移交清單
檔案館
2025年5月6日
